La déclaration à la CNIL est obligatoire pour les systèmes de traitement automatisés de données personnelles sur les salariés pour rendre le moyen de preuve licite. En la matière, les entreprises se doivent d’être très prudentes.
Les systèmes de traitement automatisés de données personnelles portant sur les salariés sont de plus en plus courants dans les entreprises : badge, pointeuse, dispositif de contrôle des flux messageries… Ces données servent essentiellement à améliorer la gestion des ressources humaines, mais permettent également de récolter des informations précieuses sur les salariés pouvant servir à motiver un licenciement. Toutefois, l’utilisation de ces données est soumise à un régime qui, s’il n’est pas respecté, peut entraîner l’illicéité des preuves rapportées :
« Attendu cependant que constituent un moyen de preuve illicite les informations collectées par un système de traitement automatisé de données personnelles avant sa déclaration à la CNIL ; Qu’en statuant comme elle l’a fait, en se fondant uniquement sur des éléments de preuve obtenus à l’aide d’un système de traitement automatisé d’informations personnelles avant qu’il ne soit déclaré à la CNIL, alors que l’illicéité d’un moyen de preuve doit entraîner son rejet des débats, la cour d’appel a violé les textes susvisés » Cass. soc., 8 octobre 2014, n°13-14.991.
Mais qu’entend-t-on par systèmes de traitement automatisés de données personnelles ? La loi « Informatique etliberté » du 6 janvier 1978 définit les termes comme suit:
Un traitement automatisé de données s’entend de toute opération ou de tout ensemble d’opérations, réalisés par des moyens automatiques, qui portent sur des données: collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, utilisation, diffusion, rapprochement, interconnexion, etc.
Quant au caractère personnel, il fait appel à toute information permettant, d’identifier directement ou indirectement, une personne physique.
Dans quel cas les preuves collectées sont-elles valables ?
Dans le cas de l’utilisation de ces dispositifs, l’arrêt rendu vient nous préciser l’importance, dès sa mise en place, de les déclarer à la CNIL afin que les preuves puissent être produites en justice. Or, dans le cas d’espèce, la déclaration tardive du dispositif a rendu les preuves récoltées avant sa déclaration illicites et donc insusceptibles de justifier le caractère réel et sérieux du licenciement.
Il est important de rappeler que la déclaration à la CNIL ne fait pas obstacle à la nécessité d’une information préalable des salariés et du comité d’entreprise quant à l’utilisation de dispositifs de surveillance des salariés.
Par ailleurs, ces dispositifs doivent rester loyaux. La prudence est donc de mise car les conséquences peuvent s’avérer des plus préjudiciables.
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