L’autorité de contrôle espagnole a rappelé que le fait pour un hôtel de photocopier les papiers d’identité de ses clients est contraire au principe de minimisation (AEPD, Espagne, 18 octobre 2023).
Un couple, ayant réservé une chambre dans un hôtel, s’est présenté à la réception afin de procéder à son enregistrement et récupérer les clés (check-in).
Face au refus du réceptionniste, indiquant qu’une autre personne s’était enregistrée avant eux, le couple a contacté la police, qui a transmis l’affaire à l’autorité de protection des données espagnole pour violation présumée du RGPD.
Au cours de son enquête, l’autorité de contrôle a constaté que le registre des clients de l’hôtel était un registre papier composé de feuilles volantes (les formulaires d’enregistrement), auxquelles étaient jointes les photocopies des cartes d’identité des clients.
L’autorité de contrôle a, d’abord, rappelé qu’un hôtel est soumis à des « obligations d’enregistrement documentaire », et que, conformément aux « modèles de formulaire d’enregistrement » publiés dans la législation espagnole, l’hôtel doit collecter auprès de ses clients, les informations présentes sur une pièce d’identité (numéro du document, type de document, date de délivrance du document, nom et prénom, sexe, date de naissance, nationalité, etc.)
Cependant, qualifiant l’hôtel de responsable du traitement et rappelant que les responsables du traitement doivent respecter le principe de minimisation énoncé à l’article 5 §1 c. du RGPD, l’autorité de contrôle a considéré que le fait de photocopier les cartes d’identité des clients n’était pas un traitement nécessaire pour effectuer l’enregistrement : il suffisait de recopier les informations exigées au titre de la législation espagnole.
Compte tenu de ce qui précède, l’autorité a infligé à l’hôtel une amende de 2.000 € et l’a enjoint de se mettre en conformité avec le RGPD dans un délai d’un mois.
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