La CNIL a publié, le 25 avril 2022, un article visant à préciser les conditions dans lesquelles les professionnels peuvent conserver l’enregistrement d’un échange téléphonique avec un consommateur, afin d’établir la preuve de la formation d’un contrat.
Dans une publication intitulée « L’enregistrement des conversations téléphoniques afin d’établir la preuve de la formation d’un contrat », la CNIL a souhaité préciser les conditions dans lesquelles un tel enregistrement peut être réalisé, et les garanties à apporter aux personnes concernées.
La CNIL y admet qu’enregistrer une conversation téléphonique aux fins de preuve de la formation d’un contrat est autorisé, « sous réserve d’être nécessaire », ce qui signifie que le responsable du traitement doit « démontrer qu’il ne dispose pas d’autres moyens pour prouver qu’un contrat a été conclu avec la personne concernée ».
Une telle nécessité est, selon la CNIL, exclue s’agissant des contrats pour lesquels la loi impose un écrit. S’agissant des contrats pouvant être souscrits à l’oral, l’enregistrement est possible sous réserve de respecter le principe de minimisation, ce qui signifie que les enregistrements ne peuvent être « ni permanant, ni systématiques ».
L’enregistrement ne peut pas être déclenchée par défaut, de façon automatisée pour tous les appels téléphoniques et pour l’intégralité des conversations. Cet enregistrement ne doit, en effet, débuter « qu’à partir du moment où son objet porte clairement sur la conclusion du contrat ». La partie pertinente de la conversation ne peut être, selon la CNIL, conservée « qu’en l’absence d’une autre modalité de preuve de la formation du contrat ou de son exécution, telle qu’une confirmation écrite ».
Ce traitement de données personnelles peut se fonder, selon la CNIL, sur la base légale de l’exécution du contrat avec la personne concernée. Il doit être assorti d’une information « concise, transparente, compréhensible et aisément accessible » des personnes concernées, laquelle peut avoir lieu en deux temps :
- un premier niveau d’information délivré à l’oral, en début de conversation ;
- un deuxième niveau d’information accessible sur un site web ou via une touche « mentions légales» sur le téléphone.
S’agissant de la durée de conservation des enregistrements, la CNIL indique que celle-ci « dépend de la nature du contrat conclu », tout en rappelant que le délai de prescription de droit commun est de cinq ans.
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